Microsoft 365 – Einrichtung, Migration, Sicherheit & laufende Betreuung

Warum Microsoft 365 – und warum mit uns?

Microsoft 365 ist mehr als eine Sammlung von Office-Apps. Es ist eine Arbeitsumgebung, die E-Mail, Kalender, Dateien, Meetings, Aufgaben und Sicherheit in einem System vereint. Richtig eingerichtet, reduziert M365 Ihren IT-Aufwand, erhöht die Datensicherheit und beschleunigt die tägliche Arbeit. Falsch oder halbherzig implementiert, entstehen Chaos, Dubletten, Rechte-Wildwuchs und Sicherheitslücken. Genau hier setzen wir an: Wir planen, migrieren und betreuen Microsoft 365 so, dass es einfach, sicher und produktiv ist – für Einzelpersonen, Familienunternehmen, Praxen, Start-ups und wachsende Teams.

Unser Ansatz ist pragmatisch: Wir übersetzen Fachthemen in klare Entscheidungen. Lizenztypen, Domain-DNS, Authentifizierung, Gerätemanagement, Dateistrukturen, Teams-Richtlinien – alles wird verständlich erklärt und nachvollziehbar dokumentiert. Sie bekommen eine Lösung, die im Alltag funktioniert, nicht nur auf dem Papier.

Einrichtung & Lizenzberatung – die Basis muss stimmen

Zuerst klären wir Ziele und Rahmen: Wie viele Benutzer? Gibt es eine eigene Domain? Welche Geräte (Windows, Mac, iOS, Android) sollen angebunden werden? Arbeiten Sie allein, im Team oder mit externen Partnern? Davon leiten wir die passende Lizenzstrategie ab.

• Family vs. Business: Für private Nutzung und Familien ist Microsoft 365 Family ideal (Office-Apps, OneDrive, Familienfreigaben). Für Geschäftskunden empfehlen wir Business-Pläne (Business Basic/Standard/Premium) – mit Exchange-Postfächern, Teams, SharePoint, geschäftlicher OneDrive-Nutzung und, im Fall von Business Premium, integriertem Intune (Gerätemanagement) und Defender-Funktionen.
  
• Domain & DNS: Wir verbinden Ihre Domain (z. B. ihre-firma.de), setzen MX/SPF/DKIM/DMARC korrekt, damit E-Mails zuverlässig zugestellt werden und als vertrauenswürdig gelten.
  
• Tenant-Konfiguration: Namenskonzept, Standard-Einstellungen, Rollen & Administratoren (mit privilegierter Anmeldung und MFA), Organisationseinheiten.
  
• Office-Apps & Geräte: Installation/Deployment, Anmeldungen, Aktivierungen, sinnvolle Standard-Einstellungen (AutoSave, Speicherorte, Updates).
  

Ergebnis: Ein sauberer Start, der spätere Probleme vermeidet – mit Checkliste, Dokumentation und kurzer Einweisung.

Migration – E-Mails, Dateien und Kalender ohne Datenverlust

Wir übertragen bestehende Daten geordnet und planbar:

• E-Mail/Kalender/Kontakte aus IMAP/POP, Google Workspace, älteren Exchange-Servern oder lokalen PST-Archiven. Alias-Adressen und Weiterleitungen werden übernommen, Regeln geprüft und Testmails vor dem Go-Live versendet.
  
• Dateien aus lokalen Ordnern, NAS, Dropbox, Google Drive oder iCloud migrieren wir in OneDrive (persönliche Arbeitsbereiche) und SharePoint (Team-/Abteilungsbereiche) – mit klarer Struktur und Rechten, sodass nicht „alles für alle“ sichtbar ist, aber Zusammenarbeit leicht bleibt.
  
• Teams: Wenn bereits Teams/Channels existieren, prüfen wir Namenskonventionen, Gastzugänge und Archivierung.
  
• Downtime minimieren: Wir arbeiten mit Parallelbetrieb und geplantem Umschaltzeitpunkt. So bleibt der Betrieb auch während der Migration weitgehend störungsfrei.
  

Nach Abschluss erhalten Sie eine Abnahme inklusive Probeabrufen, Testfreigaben und einer Kurzanleitung, wie Dateien künftig gespeichert und geteilt werden.

Sicherheit & Compliance – Schutz, der alltagstauglich ist

Sicherheit darf nicht im Weg stehen – sie muss unauffällig wirken und im Hintergrund zuverlässig schützen.

• MFA & Authentifizierung: Wir setzen Mehrfaktor-Anmeldung (App, Token, SMS) standardmäßig um. Mit Conditional Access erlauben wir Zugriffe abhängig von Ort, Gerät und Risiko (z. B. nur mit aktueller OS-Version und verschlüsselter Festplatte).
  
• Defender for Office 365: Schutz vor Phishing, Malware-Anhängen und schädlichen Links. Optional mit Angriffs-Simulationen und Auswertung, welche Schulungen sinnvoll sind.
  
• Standard-Baselines: Sichere Vorgaben für OneDrive/SharePoint/Teams, Freigaberichtlinien (intern/extern), Ablaufdaten für Links, Wasserzeichen bei sensiblen Dokumenten.
  
• Compliance & Aufbewahrung: Wenn gewünscht, richten wir Retention Policies, Archivpostfächer, Aufbewahrungsfristen, eDiscovery und Audit ein – gesetzeskonform und dennoch leicht bedienbar.
  
• Secure Score: Wir überwachen den Microsoft Secure Score, arbeiten konkrete Maßnahmen ab und dokumentieren die Entwicklung.
  

Für besonders sensible Umgebungen kombinieren wir Business Premium mit Intune (Gerätepinnen, Gerätestatus, App-Schutzrichtlinien) und Defender for Endpoint. Damit lassen sich verlorene Geräte aus der Ferne sperren/löschen und Unternehmensdaten gezielt schützen – ohne private Daten anzutasten.

Zusammenarbeit & Produktivität – klare Strukturen statt Datei-Chaos

Der Schlüssel zu produktiver Zusammenarbeit liegt in einfachen, verständlichen Regeln – nicht in Checklistenromanen. Wir gestalten mit Ihnen ein leichtes Modell:

• OneDrive für persönliche Arbeitsbereiche.
  
• SharePoint-Teamsites für gemeinsame Ordner (Abteilungen/Projekte).
  
• Teams für Kommunikation, Meetings und je Projekt einen Kanal; Dateien liegen technisch in SharePoint und bleiben strukturiert.
  
• Gastzugänge: Externe können sicher eingebunden werden – mit Ablaufdaten, eingeschränkten Berechtigungen und Protokollierung.
  
• Vorlagen & Automatisierung: Standardisierte Ordnerstrukturen, Office-Vorlagen (CI-konform), Planner/To Do für Aufgaben, Bookings für Terminbuchung (z. B. Support-Slots), Forms für Umfragen/Anfragen und Power Automate für kleine Alltagsautomationen (z. B. „Rechnung landet automatisch im richtigen Ordner und wird markiert“).
  

Wir erklären die wichtigsten Wege in praktischen Szenarien (Datei teilen, Gast einladen, Meeting anlegen, Notizbuch gemeinsam nutzen). So wird Teams zum Werkzeug, nicht zur Hürde.

Backup, Wiederherstellung & Verantwortung

Ein weit verbreiteter Irrtum: „In der Cloud ist automatisch gesichert.“ Microsoft sorgt für Verfügbarkeit – die Verantwortung für Ihre Inhalte bleibt jedoch bei Ihnen. Darum richten wir ein Microsoft-365-Backup ein (Mail, OneDrive, SharePoint, Teams-Chats/Dateien), das regelmäßig sichert und schnelle Restores erlaubt:

• Granulares Wiederherstellen einzelner E-Mails oder Dateien (inkl. früherer Versionen).
  
• Zeitpunkt-basierte Restores ganzer Ordner/Seiten (z. B. vor einem Fehlimport).
  
• Notfall-Szenarien: Ransomware, versehentliches Löschen, Ex-Mitarbeiter, juristische Anforderungen.
  
• Tests: Wir führen regelmäßige Wiederherstellungstests durch, damit im Ernstfall keine Überraschungen entstehen.
  

Damit schließen Sie die Lücke zwischen Verfügbarkeit (Microsoft) und eigener Datensicherung (unternehmerische Verantwortung).

Schulung, Support & Dokumentation

Wir möchten, dass Ihr Team souverän mit Microsoft 365 arbeitet. Darum erhalten Sie:

• Kurzschulungen für Einsteiger:innen und Fortgeschrittene (Teams-Grundlagen, effiziente Dateifreigaben, OneNote-Workflows, Planner/To Do, Meetings effektiv moderieren).
  
• Kompakte Leitfäden mit Screenshots: „So teilen Sie Dateien“, „So laden Sie Gäste ein“, „So stellen Sie eine E-Mail wieder her“.
  
• Support per Ticket, Telefon oder Termin – mit klaren Reaktionszeiten.
  
• Dokumentation Ihres Tenants: Domain/DNS, Lizenzen, Admin-Rollen, Richtlinien, Freigabemodell, Backup-Plan, Notfallkontakte.
  

Das reduziert Rückfragen im Alltag und sorgt dafür, dass neue Kolleg:innen schnell produktiv werden.

Typische Szenarien – so lösen wir sie

Kleines Team ohne IT: Wir richten Business Standard/Premium ein, migrieren E-Mails, legen SharePoint-Sites je Abteilung an, definieren Teams-Kanäle und einfache Freigaberegeln. Nach zwei Stunden Schulung weiß jede/r, wo Dateien hingehören und wie Meetings funktionieren.

Wechsel von Google zu M365: Kontakte, Kalender, Mails und Drive-Daten ziehen strukturiert um; wir mappen Freigaben, setzen neue Links und vermeiden Dubletten. SPF/DKIM/DMARC wechseln wir live, damit Mails nicht in Spam landen.

Privat/Familie mit Microsoft 365 Family: Gemeinsamer Familien-Kalender, geteilte Foto-Alben, OneDrive-Freigaben mit Ablaufdatum. Kindersicherung, Zeitlimits und Browser-Schutz. Klare Anleitung für Eltern – kurz, verständlich.

Praxis/Studio: Terminplanung mit Bookings, gesicherte Dateiablage, strukturierte Kommunikation im Team, Gastzugänge für externe Dienstleister. Backups und Aufbewahrungsfristen passend zu den Anforderungen.